Hay una serie de documentos a pedir a un candidato a inquilino en España para poder analizar adecuadamente la solvencia de los mismos y mitigar el riesgo. Pedir documentación a un candidato a inquilino no es desconfianza. Es diligencia. Un propietario que firma sin haber verificado los documentos básicos no está siendo más amable — está asumiendo un riesgo que podría haber evitado. Y en el mercado actual, con cientos de candidatos por piso en zonas tensionadas, el propietario que pide documentación de forma sistemática antes de la visita está haciendo una criba de calidad que le permite mitigar los riesgos asociados al arrendamiento del activo.
Este artículo detalla qué documentos pedir, en qué orden, para qué sirve cada uno y cómo verificar que son auténticos. Es el complemento práctico de las guías sobre cómo evaluar el perfil de un inquilino y sobre el estudio de solvencia del alquiler.
Última actualización: septiembre de 2026
1. ¿Cuándo y cómo pedir la documentación?
El momento correcto es antes de la visita, no después. Pedir documentación después de la visita — cuando el candidato ya ha generado expectativas y el propietario ya tiene una impresión formada — aumenta la presión para aceptar al potencial inquilino, aunque los datos no sean suficientes o no sean suficientemente buenos. Es uno de los mecanismos del switch del cierre que conviene evitar desde el inicio.
La forma correcta de pedirla es directa y sin disculpas. Un mensaje como este funciona:
Modelo de mensaje: «Antes de confirmar la visita, pedimos a todos los candidatos la siguiente documentación básica: DNI, última nómina y contrato de trabajo en vigor. Si quieres continuar, puedes enviármela por email y confirmo la visita en 24 horas.»
Este mensaje hace tres cosas: normaliza el proceso («a todos los candidatos»), da un plazo claro y no pide disculpas por pedirlo. Los candidatos solventes responden sin problema. Los que tienen algo que ocultar suelen descartarse solos. Según Idealista (2026), solicitar documentación básica antes de la visita es una práctica cada vez más extendida en el mercado español y perfectamente legal. Además, dada la actual coyuntura con una fuerte presión demandante de oferta, permite establecer un filtro con anterioridad a planificar la visita del activo, evitando algunas colas en las visitas que pueden molestar a los vecinos y que nada aportan al propietario.
Cabe destacar que, en caso de que algún potencial inquilino tenga reticencias a entregar esta documentación al inicio del proceso, es una mala señal. Conviene indicarle de forma asertiva que, aunque está en su derecho, no es viable ofrecer una visita al inmueble sin haber analizado antes la documentación, debido al alto coste de oportunidad por el elevado número de potenciales inquilinos.
2. Documentos obligatorios: la lista mínima
Estos son los documentos que debes pedir siempre, a todos los candidatos, sin excepción. Son el mínimo necesario para hacer un estudio de solvencia básico.
⚠️ Todos los documentos que aporten los potenciales candidatos deben custodiarse debidamente y conforme a lo que establece la Regulación de Protección de Datos, puesto que es información sensible de carácter económico y debe ser tratada con confidencialidad y destruida una vez ha cumplido con el uso previsto. No estaría de más que los potenciales inquilinos firmasen una plantilla de protección de datos autorizando el tratamiento para evaluar la solvencia financiera, garantizando por parte de la propiedad que toda la documentación ha sido debidamente destruida.
DNI o NIE en vigor
El primero y el más obvio. Verifica que no está caducado y que la foto coincide con la persona que se presenta a la visita. En el caso de candidatos extranjeros, el NIE debe estar en vigor y, si tienen permiso de residencia, éste también debe estar vigente.
Verificación básica: introduce el número en el verificador del Ministerio del Interior para comprobar que el documento es auténtico.
Las tres últimas nóminas
Tres nóminas consecutivas permiten verificar que los ingresos son regulares y estables. Una sola nómina no es suficiente — puede ser un mes atípico.
Qué mirar en cada nómina:
- Empresa emisora: que exista, que tenga actividad real y que el CIF sea correcto.
- Importe neto: es la cifra que importa para calcular el ratio de esfuerzo, no el bruto.
- Fecha y período: que sean consecutivas y recientes (no más de 3 meses de antigüedad).
- Firma y sello: las nóminas deben tener el membrete de la empresa. Una nómina en Word sin logo es una señal de alerta.
Contrato de trabajo en vigor
El contrato revela lo que la nómina no siempre muestra: si el empleo es indefinido o temporal, cuándo vence si es temporal, y si el candidato está en período de prueba.
| Tipo de contrato | Riesgo | Qué hacer |
|---|---|---|
| Indefinido con más de 6 meses | ✅ Bajo | Estándar. Continúa el proceso. |
| Indefinido con menos de 6 meses | ⚠️ Medio | Verifica si está en período de prueba. |
| Temporal que vence en menos de 12 meses | 🚩 Alto | Exige garantías adicionales o avalista. |
| Sin contrato (autónomo) | ⚡ Variable | Pide documentación específica (ver sección 4). |
Informe de vida laboral
El informe de vida laboral del SEPE es gratuito, se descarga en segundos en sede.sepe.gob.es y es imposible de falsificar porque se descarga directamente desde la Seguridad Social. Muestra el historial completo de cotizaciones: períodos de empleo, desempleo, tipo de contrato y empresa.
Es el documento que más propietarios obvian y que más información aporta. Permite detectar:
- Períodos de desempleo recientes que el candidato no ha mencionado
- Inconsistencias con el contrato presentado (contrato indefinido pero vida laboral con cadena de temporales)
- Frecuencia de cambios de empresa que indica inestabilidad
Última declaración de la renta (IRPF)
La declaración de la renta permite cruzar los ingresos declarados con las nóminas presentadas. Si alguien declara 14.000 euros anuales pero presenta nóminas de 2.000 euros netos al mes, los números no cuadran.
También es el único documento que acredita ingresos de otras fuentes: alquileres, rendimientos de capital, actividades económicas. Para candidatos con ingresos mixtos (nómina + autonomía), la declaración de la renta es especialmente relevante. Para obtener información más detallada sobre cómo interpretar este documento, consulta nuestra guía sobre el estudio de solvencia del alquiler.
3. Documentos recomendados: más información, menos riesgo
Estos documentos no son obligatorios para hacer una evaluación básica, pero cada uno aporta información que puede ser decisiva, por tanto, sería recomendable pedirlos en caso de dudas o de cara a la selección de los finalistas.
Extracto bancario de los últimos 3 meses
El documento más revelador y el que más candidatos se oponen a aportar. Muestra el saldo medio, los patrones de gasto, los descubiertos y la regularidad de los ingresos. Según SEAG (2026), la negativa a aportarlo es una de las señales de alerta más claras.
Cómo pedirlo sin tensión: incluirlo en la lista estándar desde el primer mensaje, junto con el resto de documentos. Si el candidato lo rechaza de forma específica mientras aporta el resto, eso ya es información.
Certificado ASNEF o declaración de no estar en ficheros de morosos
Con el consentimiento firmado del candidato, puedes consultar ASNEF y RAI. La forma más sencilla sin costes adicionales es pedir al candidato que descargue su certificado ASNEF él mismo desde equifax.es (es gratuito) y te lo entregue. Para la CIRBE puede solicitarla en bde.es.
⚠️ Recuerda: la consulta de ficheros de morosos sobre terceros requiere consentimiento expreso del candidato según el RGPD. Hazle firmar una autorización antes de iniciar cualquier consulta.
Referencia del propietario o inmobiliaria anterior
Pedir el contacto del propietario o agente anterior y llamar directamente es una de las fuentes de información más valiosas que existen. Una conversación de cinco minutos puede revelar más que toda la documentación junta.
Preguntas concretas que hacer:
- ¿Pagó siempre a tiempo?
- ¿Dejó el piso en buen estado?
- ¿Le alquilaría de nuevo?
- ¿Se marchó por voluntad propia o hubo conflicto?
- ¿Ha causado algún tipo de conflicto con los vecinos?
Si el candidato dice que no tiene referencias de alquiler anterior porque siempre ha vivido en propiedad o con sus padres, pero en la visita demuestra conocer perfectamente los mecanismos del alquiler, puede ser una señal de alerta que merece atención.
4. Documentación específica según el perfil del candidato
Autónomo o empresario
- Modelos 303 (IVA trimestral): los cuatro últimos trimestres para ver la evolución de la facturación.
- Modelos 130 o 131 (IRPF fraccionado): acredita que paga impuestos regularmente.
- Extracto de cuenta bancaria profesional: los ingresos de clientes deben ser visibles y coherentes con la facturación declarada.
- Alta en el RETA: acredita que está dado de alta como autónomo. Descargable desde la Seguridad Social.
⚠️ Atención: un autónomo con menos de dos años de actividad es un perfil de riesgo elevado. La tasa de fracaso empresarial en los primeros dos años es alta y los ingresos son menos predecibles.
Funcionario o empleado público
- Certificado de haberes: emitido por su administración, acredita el tipo de relación (funcionario de carrera, interino, laboral) y el importe del salario.
- Nóminas: igual que para asalariados, pero en este caso el riesgo de pérdida de empleo es prácticamente nulo para funcionarios de carrera.
Candidato extranjero con ingresos en el exterior
- Contrato de trabajo en España o con empresa española — fundamental para acreditar actividad regulada.
- Extracto bancario español con ingresos regulares demostrables.
- Permiso de residencia y trabajo en vigor — consulta el portal de extranjería del Ministerio del Interior.
Los ficheros de morosos españoles pueden no tener información completa sobre impagos en el extranjero. Considera exigir garantías adicionales — aval bancario o depósito ampliado — cuando la capacidad de verificación es limitada.
Pareja que firma conjuntamente
Si el contrato va a firmarse con dos titulares, pide la documentación completa de ambos. El estudio de solvencia debe hacerse de forma individual para cada uno y de forma conjunta.
Calcula también el escenario de un solo salario: qué pasaría si uno de los dos perdiese los ingresos. Si el ratio de esfuerzo con un solo salario supera el 50%, el riesgo es alto, aunque el ratio conjunto sea aceptable.
Avalista
El avalista necesita la misma documentación que el inquilino. Un aval de alguien insolvente tiene exactamente el mismo valor práctico que no tener aval. Pide nóminas, contrato de trabajo, vida laboral e IRPF al avalista con la misma sistemática que al candidato titular.
5. Tabla resumen: documentos por perfil
| Documento | Asalariado | Autónomo | Funcionario | Avalista |
|---|---|---|---|---|
| DNI / NIE en vigor | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| 3 últimas nóminas | ✅ | — | ✅ | ✅ |
| Contrato de trabajo | ✅ | — | ✅ | ✅ |
| Vida laboral (SEPE) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Última declaración IRPF | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Modelos 303 / 130 / 131 | — | ✅ | — | Si autónomo |
| Alta en RETA | — | ✅ | — | Si autónomo |
| Certificado de haberes | — | — | ✅ | Si funcionario |
| Extracto bancario (3 meses) | ⚡ Recom. | ✅ | ⚡ Recom. | ✅ |
| Certificado ASNEF | ⚡ Recom. | ⚡ Recom. | ⚡ Recom. | ✅ |
6. Cómo verificar que los documentos son auténticos
Recibir los documentos es sólo el primer paso. La mayoría de las falsificaciones se detectan con verificaciones básicas que no requieren ninguna herramienta especial.
Verificación de la empresa en la nómina
- Busca la empresa en Google. Comprueba que existe, tiene web activa y actividad coherente.
- Consulta el CIF en el buscador del Registro Mercantil para verificar que la empresa está registrada y activa.
- Llama al número de teléfono de la empresa (no al que te da el candidato) y pregunta si trabaja allí.
Cruce entre documentos
- La cuenta bancaria en la nómina debe coincidir con el extracto bancario que aporta.
- Las fechas de cotización en la vida laboral deben coincidir con el contrato de trabajo.
- Los ingresos de las nóminas deben ser coherentes con la base imponible de la declaración de la renta.
Señales de documentos falsificados
- Nómina sin membrete corporativo o con tipografía irregular.
- Fecha de creación del PDF reciente cuando la nómina es de hace meses (visible en propiedades del archivo).
- Empresa con menos de 6 meses de antigüedad en el Registro Mercantil pero nóminas de un año.
- Extracto bancario con formato distinto al estándar del banco declarado.
📌 Para más detalle sobre señales de alerta en la documentación, consulta el artículo sobre señales de alerta en un candidato a inquilino.
7. El RGPD y la documentación: lo que debes saber
Solicitar y tratar la documentación económica de un candidato implica tratar datos personales de terceros. El RGPD y la LOPDGDD establecen obligaciones concretas para el propietario.
Qué debes hacer
- Informar al candidato de que sus datos se van a tratar, para qué finalidad y durante cuánto tiempo.
- Obtener su consentimiento expreso antes de consultar ficheros de morosos (ASNEF, RAI, CIRBE).
- Guardar los documentos solo el tiempo necesario para el proceso de selección.
- Destruir o devolver la documentación de los candidatos no seleccionados.
Qué NO debes hacer
- Compartir los documentos del candidato con terceros no involucrados en el proceso.
- Guardar documentos de candidatos rechazados indefinidamente.
- Consultar ficheros de morosos sin el consentimiento expreso del candidato.
Modelo de autorización básico: «D./Dña. [nombre], con DNI [número], autorizo expresamente a [propietario] a solicitar y tratar mi documentación económica con la única finalidad de evaluar mi candidatura como arrendatario del inmueble situado en [dirección]. Esta autorización incluye la consulta de ficheros de solvencia (ASNEF, RAI, CIRBE). Firmado en [ciudad], a [fecha].»
Preguntas frecuentes
¿Puedo negarme a alquilar si el candidato no aporta la documentación?
Sí. Solicitar documentación económica básica es una práctica legítima de gestión de riesgo. No es discriminación. Un candidato que se niega a aportar DNI, nóminas o contrato de trabajo está dificultando la evaluación — y eso es motivo suficiente para no continuar con su candidatura.
¿Cuánto tiempo puedo guardar los documentos de un candidato?
El tiempo estrictamente necesario para el proceso de selección. Una vez tomada la decisión, debes destruir los documentos de los candidatos no seleccionados. La LOPDGDD no fija un plazo concreto para este caso, pero el principio de minimización de datos implica que no debes guardarlos más de lo necesario.
¿Qué pasa si los documentos que aporta el candidato son falsos?
Presentar documentación falsa para obtener un contrato de arrendamiento puede constituir un delito de estafa (artículo 248 del Código Penal). Si descubres que los documentos son falsos, puedes rescindir el contrato por incumplimiento grave (artículo 27 LAU) y presentar denuncia. Para más información sobre el proceso, consulta la guía sobre el desahucio a un inquilino moroso.
¿Es obligatorio pedir todos estos documentos?
No. La ley no obliga al propietario a pedir ninguna documentación concreta antes de alquilar. Pero tampoco le impide pedirla. La lista de este artículo es la que maximiza la información disponible para tomar una decisión informada. Cada propietario decide qué nivel de detalle quiere en su proceso.
Fuentes y referencias
- Idealista (junio 2026) — Así puedes evitar inquilinos problemáticos cumpliendo la ley
- SEAG (2026) — Señales para detectar un posible inquilino moroso
- Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) — Guía para el cumplimiento del deber de informar
- BOE — Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
- BOE — Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales (LOPDGDD)
- SEPE — Informe de vida laboral: cómo solicitarlo
- Equifax — Fichero ASNEF: consulta gratuita
- Banco de España — CIRBE: solicitud de informe