El día de la entrega de llaves es el momento en que el propietario pasa de tener control total sobre la vivienda a tener responsabilidad contractual sobre lo que ocurre dentro. Es un punto de no retorno. La checklist de entrega de llaves al inquilino contiene todo lo que debes verificar ese día, todo lo debes documentar y firmar, para evitar un conflicto futuro en el que, sin esta checklist cumplimentada y firmada, tu posición jurídica será más débil.
La mayoría de los conflictos entre propietarios e inquilinos al final del contrato — sobre el estado del piso, los electrodomésticos, los daños, la fianza — tienen su origen en una entrega de llaves mal gestionada. No en mala fe necesariamente: en falta de documentación.
Este artículo es una guía práctica con todo lo que debes verificar, documentar y firmar antes de entregar las llaves. Va acompañada de una checklist descargable en PDF que puedes imprimir y usar el día de la entrega. Es el último paso del proceso de selección de inquilino antes de que el contrato entre en vigor.
Última actualización: septiembre de 2026
📋 Checklist de entrega de llaves al inquilino (PDF)
Una página, lista para imprimir y usar el día de la entrega.
El propietario recaba toda la información el día de la entrega, ambas partes la firman y se hace una copia para cada uno — habitualmente escaneada y enviada por email o WhatsApp.
⬇️ Descargar checklist (PDF)1. Lo que debes tener listo antes del día de la entrega
La entrega de llaves no empieza el día de la entrega. Empieza varios días antes, cuando preparas la documentación y el piso.
Documentación que debes tener firmada antes de entregar las llaves
- Contrato de arrendamiento firmado por todas las partes: incluyendo avalista si lo hay. Nunca entregues las llaves sin contrato firmado, aunque sea un retraso de días.
- Fianza cobrada y depositada: la fianza de un mes es obligatoria por ley (art. 36 LAU). En muchas comunidades autónomas debes depositarla en el organismo público correspondiente en un plazo determinado. Comprueba el plazo de tu comunidad.
- Garantías adicionales cobradas: si pactaste dos meses de depósito adicional u otras garantías, deben estar cobradas antes de la entrega.
- Primer mes de renta cobrado: habitualmente se cobra el primer mes al firmar el contrato. No entregues las llaves si el primer pago no está confirmado en cuenta.
- Cédula de habitabilidad en vigor: obligatoria en Cataluña y otras comunidades. Verifica que no ha caducado.
- Certificado de eficiencia energética: obligatorio para alquilar en toda España desde 2013. Debe entregarse una copia al inquilino.
El piso debe estar en condiciones antes de la entrega
La LAU establece que el propietario debe entregar la vivienda en condiciones de habitabilidad. Esto no significa perfecto — significa funcional y limpio. Antes de la entrega:
- Limpieza completa del piso, incluyendo electrodomésticos y baños.
- Todos los electrodomésticos funcionando y verificados.
- Sin objetos personales del propietario, salvo lo acordado expresamente en el contrato.
- Fontanería sin fugas y calefacción/aire acondicionado operativos.
- Cerraduras funcionando correctamente con todas las copias de llaves que se van a entregar.
2. El día de la entrega: el acta de entrega
El acta de entrega es el documento más importante de todo el proceso. Es la foto notarial del estado del piso en el momento en que el inquilino toma posesión. Sin acta de entrega firmada, demostrar daños al final del contrato es prácticamente imposible.
Según Idealista (2026), el acta de entrega es el documento que protege a ambas partes al inicio y al final del contrato. Su ausencia es la causa principal de conflictos sobre la fianza al término del arrendamiento.
¿Qué debe incluir el acta de entrega?
- Fecha y hora exacta de la entrega.
- Identificación completa de propietario e inquilino: nombre, DNI y dirección del inmueble.
- Número de llaves entregadas: especifica cuántas llaves de cada cerradura se entregan y de qué elemento (puerta principal, buzón, trastero, garaje, portal).
- Estado general de cada estancia: sala, cocina, baños, habitaciones, terraza. Nota las paredes, suelos, techos y carpintería.
- Lecturas de los contadores: luz, gas y agua en el momento exacto de la entrega. Es la referencia para cualquier reclamación futura sobre consumos.
- Listado del inventario de muebles y electrodomésticos: con su estado actual.
- Firma de ambas partes: propietario e inquilino. Si hay avalista, no es imprescindible que firme el acta pero sí es recomendable.
📌 Consejo práctico: haz fotos y vídeo del piso completo el día de la entrega, con fecha y hora activadas en la cámara. Envía las fotos al inquilino por WhatsApp o email en ese mismo momento — así quedan fechadas digitalmente. En caso de conflicto futuro, esas imágenes son tu mejor prueba.
3. El inventario: cómo hacerlo bien
Si el piso se entrega amueblado o con electrodomésticos, el inventario es un documento separado que se adjunta al contrato y al acta de entrega. Un inventario mal hecho — o ausente — es la fuente del 80% de los conflictos sobre fianza al final del contrato.
| Elemento | Qué anotar | Estado a registrar |
|---|---|---|
| Frigorífico | Marca, modelo, capacidad | Funcionamiento, daños exteriores, interior limpio |
| Lavadora | Marca, modelo, capacidad | Funcionamiento, programa de prueba realizado |
| Lavavajillas | Marca, modelo | Funcionamiento, filtros limpios |
| Horno / microondas | Marca, modelo | Funcionamiento, interior limpio |
| Campana extractora | Marca, modelo | Funcionamiento, filtros |
| Aire acondicionado | Marca, modelo, BTU | Funcionamiento frío/calor, filtros limpios |
| Caldera | Última revisión oficial | Funcionamiento, certificado de revisión |
| Muebles de cocina | Número de módulos | Estado de puertas, bisagras, cajones |
| Muebles de habitaciones | Descripción | Estado general, daños visibles |
| Sofá / tapicerías | Descripción | Estado, manchas, desgarros |
| Lámparas y puntos de luz | Número y tipo | Funcionamiento |
⚠️ Error frecuente: anotar sólo «buen estado» sin descripción del elemento. Si al final del contrato el inquilino devuelve el piso con el frigorífico roto y el inventario solo dice «frigorífico: buen estado», la prueba existe pero es débil. El inventario debe incluir marca, modelo y una descripción del estado suficientemente detallada para que cualquiera pueda comparar.
4. El cambio de titularidad de los suministros
El cambio de titularidad de luz, gas y agua a nombre del inquilino es responsabilidad del inquilino, pero el propietario debe facilitar el proceso y verificar que se ha completado.
Si los suministros siguen a nombre del propietario y el inquilino deja de pagar las facturas, el propietario es el responsable frente a la compañía suministradora. Cortar los suministros para presionar al inquilino es ilegal — como explicamos en el artículo sobre el desahucio a un inquilino moroso. Dejar los suministros a tu nombre es asumir un riesgo innecesario.
- Luz: el inquilino debe llamar a la comercializadora con el CUPS del contador y su DNI. Plazo habitual: 24-48 horas.
- Gas: proceso similar al de la luz. Si hay caldera individual, el inquilino necesitará el contrato de arrendamiento para acreditar que es el nuevo ocupante.
- Agua: en muchos municipios el cambio de titularidad del agua requiere una gestión presencial en el ayuntamiento o la empresa municipal. El inquilino debe conocer este trámite antes de la entrega.
- Comunidad de propietarios: no cambia de titularidad — el propietario sigue siendo el responsable del pago. Pero si el reglamento de la comunidad lo exige, notifica la entrada del nuevo inquilino al administrador.
📌 Recomendación: incluye en el contrato una cláusula que obligue al inquilino a realizar el cambio de titularidad de los suministros en un plazo máximo de 15 días desde la entrega de llaves, y que establezca que cualquier factura generada durante ese período es responsabilidad del inquilino.
5. Las llaves: cuántas entregar y cómo registrarlas
Las llaves son el elemento más fácil de gestionar mal. Estas son las reglas básicas:
- Entrega siempre un número par de llaves: una llave por titular del contrato, más una de reserva. Si el contrato tiene dos titulares, entrega tres llaves como mínimo.
- Registra el número exacto en el acta de entrega: cuántas llaves de cada cerradura se entregan.
- Guarda una copia: es recomendable, aunque el inquilino tiene derecho a cambiar la cerradura (respetando la original al final). Si guardas una copia, déjalo constancia en el contrato. Por supuesto, mientras esté en vigor el contrato de arrendamiento es un delito utilizar una llave por parte del propietario para acceder a la vivienda, excepto previa autorización expresa del inquilino — a ser posible, en un medio que deje traza.
- Mando del garaje o portal: si aplica, anota el número de mandos entregados en el acta. Su reposición tiene un coste que debe asumir el inquilino si los pierde.
6. Checklist de entrega de llaves al inquilino: úsala el día de la entrega
Imprime esta lista y úsala como guía el día de la entrega. Marca cada punto antes de entregar las llaves.
📋 Versión PDF imprimible disponible
⬇️ Descargar checklist en PDFAntes de la entrega — documentación
- ☐ Contrato de arrendamiento firmado por todas las partes
- ☐ Fianza cobrada (1 mes mínimo, art. 36 LAU)
- ☐ Garantías adicionales cobradas si se pactaron
- ☐ Primer mes de renta cobrado y confirmado en cuenta
- ☐ Cédula de habitabilidad en vigor (si aplica en tu comunidad)
- ☐ Certificado de eficiencia energética entregado al inquilino
- ☐ Certificado de revisión de la caldera (si aplica)
El día de la entrega — estado del piso
- ☐ Limpieza completa verificada (incluyendo electrodomésticos y baños)
- ☐ Todos los electrodomésticos probados y funcionando
- ☐ Fontanería sin fugas verificada (grifos, inodoros, ducha)
- ☐ Calefacción / aire acondicionado probados
- ☐ Todos los puntos de luz funcionando
- ☐ Cerraduras verificadas con todas las llaves
- ☐ Sin objetos personales del propietario
El día de la entrega — documentación
- ☐ Lecturas del contador de luz anotadas (con foto)
- ☐ Lecturas del contador de gas anotadas (con foto)
- ☐ Lecturas del contador de agua anotadas (con foto)
- ☐ Inventario completo firmado por ambas partes
- ☐ Acta de entrega firmada por ambas partes
- ☐ Fotos y vídeo del piso completo realizados (con fecha)
- ☐ Fotos enviadas al inquilino por WhatsApp o email (con marca de tiempo)
El día de la entrega — llaves
- ☐ Llaves de la puerta principal entregadas (anotar número)
- ☐ Llaves del buzón entregadas (anotar número)
- ☐ Llave / tarjeta del portal entregada (anotar número)
- ☐ Mando del garaje entregado (anotar número)
- ☐ Llave del trastero entregada (anotar número)
Después de la entrega — suministros
- ☐ Inquilino informado del proceso de cambio de titularidad de luz
- ☐ Inquilino informado del proceso de cambio de titularidad de gas
- ☐ Inquilino informado del proceso de cambio de titularidad de agua
- ☐ Plazo de 15 días para el cambio incluido en el contrato
- ☐ Fianza depositada en el organismo público de tu comunidad
7. Los errores más frecuentes en la entrega de llaves
| Error | Consecuencia | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| No hacer acta de entrega | Imposible probar daños al final del contrato | Usa la plantilla de acta de entrega y fírmala siempre |
| No anotar lecturas de contadores | Conflictos sobre facturas del período inicial | Fotografía los contadores el día de la entrega |
| No hacer inventario detallado | Disputas sobre estado de muebles y electrodomésticos | Inventario firmado con descripción y foto de cada elemento |
| Entregar llaves sin contrato firmado | Posesión sin contrato: posición jurídica muy débil | Nunca entregues las llaves sin contrato firmado |
| Dejar suministros a nombre del propietario | Facturas impagadas a cargo del propietario | Obliga al cambio de titularidad en el contrato |
| No fotografiar el estado del piso | Sin prueba visual para comparar al final | Fotos y vídeo el día de la entrega, con marca de tiempo |
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio hacer un acta de entrega de llaves?
No es obligatorio por ley, pero es altamente recomendable. Sin acta de entrega, demostrar el estado del piso en el momento de la entrega depende exclusivamente de la buena fe de ambas partes. En caso de conflicto, la parte que no tiene documentación está en posición de debilidad. El acta de entrega es tu seguro documental.
¿El inquilino puede cambiar la cerradura?
Sí. El inquilino tiene derecho a cambiar la cerradura durante el contrato por razones de seguridad. El propietario no puede obligarle a mantener la cerradura original. Sin embargo, al final del contrato el inquilino debe devolver el piso con la cerradura original o una equivalente, y entregar todas las copias de llaves existentes.
¿Qué hago si el inquilino se niega a firmar el acta de entrega?
Si el inquilino se niega a firmar el acta, puedes redactarla igualmente y enviarla por burofax al domicilio del inquilino. Eso deja constancia fehaciente de que la realizaste y del contenido, aunque es más débil al ser una declaración únicamente de la parte arrendadora. Si en el futuro hay conflicto, el burofax prueba que el documento existe y fue enviado.
¿Cuánto tiempo debo conservar el acta de entrega?
Como mínimo hasta que hayan transcurrido dos años desde la finalización del contrato, que es el plazo general de prescripción de acciones personales en materia de arrendamientos. Si hubo conflictos o reclamaciones, consúltalo con tu abogado para determinar el plazo aplicable a tu caso concreto.
¿Dónde debo depositar la fianza?
Depende de la comunidad autónoma. En Cataluña es el Institut Català del Sòl (INCASOL). En Madrid, la Agencia de Vivienda Social. En Andalucía, la Agencia de Vivienda y Rehabilitación. El plazo y el procedimiento varía. Si no depositas la fianza en el organismo correspondiente, puedes ser sancionado independientemente de si el inquilino cumple o no el contrato.
Fuentes y referencias
- Idealista (2026) — Qué es el acta de entrega de llaves y por qué es imprescindible
- OCU (2025) — Entrega de llaves del alquiler: qué debes revisar
- Alquiler Seguro (2026) — Cómo hacer el inventario de un piso de alquiler
- BOE — Ley 29/1994 de Arrendamientos Urbanos, artículo 36 (fianza)
- INCASOL — Depósito de fianzas de arrendamiento en Cataluña